Archiwum cyfrowe

Digitalizacja

Digitalizacja polega na przekształceniu treści analogowej na cyfrową, a służy przede wszystkim zabezpieczeniu cennych zbiorów archiwalnych w formie cyfrowej, a następnie udostępnianiu dokumentów online. Dzięki digitalizacji można również dokonać analizy oryginałów materiałów archiwalnych na podstawie wysokiej jakości kopii cyfrowych, które pozwalają na dotarcie do informacji niedostępnych dla ludzkich zmysłów przy badaniu oryginału.

Przekształcenie z analogu do cyfry oznacza, że nośnik treści będzie mógł być bezpiecznie przechowywany w magazynie archiwalnym, dzięki czemu nie będzie zbyt często używany, a treść prezentowana za pomocą jego cyfrowego wizerunku będzie mogła ożyć na nowo, szeroko udostępniana przez archiwa i przetwarzana przez użytkowników. Ale po kolei, digitalizacja jest bowiem wieloetapowym procesem, potrzebującym zachowania porządku i odpowiedniej kolejności. Na digitalizację składają się etapy:

„Punkt 0”

Digitalizacja w formie profesjonalnego procesu, jaki prowadzimy, wymaga specjalistycznego sprzętu oraz wiedzy z zakresu dziedzin zazwyczaj ze sobą niepowiązanych, umiejscowionych na skraju informatologii i informatyki. Digitalizujemy fotografie, akta, ikonografikę, mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i filmy. Podstawowym źródłem wiedzy na temat tego, jak przeprowadzić digitalizację materiałów archiwalnych, są standardy digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych. Uzupełniającą wiedzę literaturą mogą być pozycje książkowe Standardy w procesie digitalizacji obiektów dziedzictwa kulturowego oraz Digitalizacja piśmiennictwa.

Metadane

Tuż przed kopiowaniem zbioru materiałów archiwalnych upewniamy się, że jest on odpowiednio uporządkowany i opisany w systemie informacji archiwalnej. Od tej reguły wyjątek stanowią materiały fotograficzne, które są opisywane dopiero po kopiowaniu, na skanach wysokiej jakości widać bowiem więcej szczegółów niż na oryginale. Także filmy i nagrania dźwiękowe mogą być opisywane dopiero po kopiowaniu, ponieważ często kopie mogą być jedynym sposobem odczytania treści z oryginału.

Ocena i przygotowanie konserwatorskie

Materiały archiwalne, które trafiają do kopiowania, podlegają naszej ocenie pod względem tego, czy mogą zostać przetworzone przez urządzenia digitalizacyjne – oceniamy, czy stan fizyczny oryginału umożliwia kompletne dotarcie do treści oraz czy kopiowanie nie pogorszy ich stanu. Jeżeli nie, to materiały archiwalne poddawane są wcześniej specjalistycznym zabiegom konserwatorskim.

Kopiowanie

Bajt, rozdzielczość, próbkowanie, głębia koloru, format zapisu, profil barwny – to tylko część pojęć używanych przy kopiowaniu materiałów archiwalnych. Etap kopiowania wykonujemy najlepszymi technikami i na najlepszym sprzęcie, odwzorowania cyfrowe, które wytwarzamy, są idealnymi wizerunkami oryginału. Takie kopie wysokiej jakości nazywamy kopiami wzorcowymi, które tuż po skopiowaniu powiązujemy z systemem informacji archiwalnej, dlatego tak ważne jest, aby digitalizowane materiały archiwalne były uporządkowane i miały metadane.

Kontrola jakości

Pozwala na sprawdzenie, czy wszystko zastało wykonane zgodnie z założeniami – sprawdzamy, czy kopie wzorcowe zostały wytworzone zgodnie ze sztuką oraz czy ich powiązanie z metadanymi jest właściwe.

Udostępnienie

Kiedy wszystkie powyższe etapy procesu digitalizacji zostały zamknięte, przystępujemy do udostępniania materiałów archiwalnych w formie cyfrowej w serwisach: www.szukajwarchiwach.pl i www.audiovis.nac.gov.pl. Tutaj dostępne są przygotowane przez nas kopie, ale w innej wersji niż kopie wzorcowe, które są nienaruszalne. W naszych serwisach udostępniamy przygotowane z kopii wysokiej jakości kopie użytkowe, w „lżejszych” pod względem pojemności formatach, by serwis mógł działać szybko i bez zakłóceń. Jednak należy pamiętać, że nie udostępniamy wszystkich kopii, które wytworzymy, gdyż część z nich może zawierać treści naruszające prawo – wtedy kopie te trafiają bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Cyfrowego Archiwów Państwowych.

Zabezpieczenie

Wszystkie kopie wzorcowe są zabezpieczane w Centralnym Repozytorium Cyfrowym Archiwów Państwowych, które jest zaawansowanym zespołem urządzeń mającym za zadanie utrzymywać wersję cyfrową archiwów. Tutaj kopie są systematyzowane. Są one dostępne na wypadek potrzeby sporządzenia kopii użytkowej bądź zastępstwa za oryginał, gdyby doszło do bezpowrotnego utracenia oryginału lub jego treści.


W Narodowym Archiwum Cyfrowym rocznie digitalizujemy 7 milionów dokumentów, zarówno swój zasób, jak i zasoby archiwów państwowych z całego kraju. W archiwach państwowych również wytwarzane są kopie wzorcowe w pracowniach digitalizacji, które trafiają potem do nas w celu ich udostępnienia i zabezpieczenia w Centralnym Repozytorium Cyfrowym Archiwów Państwowych. Otrzymujemy ponadto kopie wzorcowe od instytucji kultury, które digitalizują materiały archiwalne ze sfery niepaństwowego zasobu archiwalnego.