Archiwum Dokumentu Elektronicznego
Prototyp ze zgromadzonymi materiałami testowymi przygotowanymi w ramach projektu dostosowania systemu do wymagań przepisów prawa

Archiwum Dokumentu Elektronicznego

Gotowość do przejmowania dokumentów elektronicznych powstających współcześnie w administracji publicznej jest wyzwaniem dla archiwów państwowych oraz podmiotów zobowiązanych do przekazywania materiałów archiwalnych do tych archiwów. Jest to obowiązek wynikający z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Z przepisów wynika, że wytwórcy dokumentacji w postaci elektronicznej muszą być gotowi do przekazania materiałów archiwalnych po upływie 10 lat od ich wytworzenia, a archiwa państwowe muszą być gotowe na przyjęcie takiej dokumentacji, jej bezpieczne i długotrwałe przechowywanie oraz zgodne z przepisami prawa udostępnianie zainteresowanym stronom.

Z wypracowanej praktyki postępowania z tradycyjną dokumentacją papierową wynika, że powinna być ona przekazywana do archiwów państwowych jako dokumentacja uporządkowana. Przejmowanie akt nieuporządkowanych może bowiem trwać bardzo długo i jest kosztowne lub w ogóle niewykonalne. Stąd przepisy prawa nakazujące odpowiednie przygotowanie dokumentacji aktowej do przekazania do zasobu archiwum. Również dla dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej, na którą składają się dokumenty elektroniczne wraz z opisującymi te dokumenty metadanymi, istnieją przepisy prawa określające zasady ich uporządkowania przy przekazywaniu do archiwów państwowych (głównie wynikające z art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej).

Ważne, aby problematyka przekazania dokumentacji w postaci elektronicznej do archiwum państwowego była uwzględniana na każdym z etapów tworzenia tej dokumentacji i zarządzania nią u wytwórcy, a nie dopiero na etapie jej przygotowania do przekazania do archiwum państwowego. Sam proces przygotowania dokumentacji do przekazania powinien być w znacznym stopniu zautomatyzowany, a rola czynnika ludzkiego – sprowadzona do nadzoru nad procesem przekazania i podejmowania decyzji o przekazaniu lub przyjęciu materiałów archiwalnych do archiwum.

W związku z wejściem w życie przepisów wynikających z artykułu 5 ust. 2a, 2b i 2c Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) zostały określone zasady postępowania z dokumentami elektronicznymi oraz zasady uporządkowania przekazywanych do archiwów państwowych dokumentów elektronicznych odzwierciadlających załatwianie spraw. W ten sposób powstały podstawy prawne do tego, aby papierowe teczki aktowe mogły być zastępowane spełniającymi odpowiednie wymagania funkcjonalne systemami teleinformatycznymi.

Mając to na uwadze przygotowano prototyp systemu informatycznego Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE). Udostępniony prototyp umożliwia między innymi przetestowanie procesu przekazywania materiałów archiwalnych w postaci cyfrowej do archiwów państwowych. Ponadto prototyp może służyć producentom oprogramowania systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją do testowania własnych rozwiązań w zakresie wytwarzania paczek archiwalnych służących przekazywaniu materiałów archiwalnych.

Projekt zrealizowała Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa na podstawie decyzji 266/DIN/2006 Ministra Edukacji i Nauki na zlecenie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Prace zostały sfinansowane z rezerwy celowej budżetu państwa na rok 2005 (prace podstawowe) oraz na rok 2006 (dostosowanie systemu do nowo ogłoszonych aktów wykonawczych).

Obecnie w systemie ADE zgromadzono materiały testowe przygotowane w ramach projektu dostosowania systemu do wymagań przepisów prawa. Prototyp testowano na prawdziwych danych z urzędów, ale w związku z tym, że zamierzano uzyskać potrzebne doświadczenie, dane nie zawsze są kompletne, w niektórych dokumentach naniesiono dopiski służące do testowania prawidłowości wyświetlania polskich znaków. Niektóre dane są celowo niepoprawne merytorycznie. Z treści znajdujących się w systemie dokumentów nie należy więc wyciągać wniosków. Obecność materiałów testowych ułatwia ocenę możliwości systemu i jakości przygotowanych metadanych. Ponadto umieszczone w systemie dane testowe pozwalają zapoznać się z możliwościami jakie niesie ze sobą Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519), porządkujące metadane dla dokumentów elektronicznych przesyłanych do archiwów państwowych.


Pobierz: